ניהול ספקים

מהו מרכז ניהול הספקים?

מרכז הספקים מרכז ספקים וקבלני משנה שעובדים מול החברה. הוא מחבר בין פרטי הספק לבין הזמנות עבודה, חשבוניות ספק, תשלומים יוצאים ויתרות.

תמונת מצב וסינון

• סה״כ ספקים, ספקים פעילים ולא פעילים.
• חיפוש לפי שם ספק, מזהה, איש קשר, טלפון או דוא״ל.
• סינון לפי סטטוס.
• סינון תפעולי לפי דורש טיפול, ממתין לאישור, באיחור או תקין.
• גישה ישירה לכרטסת ספקים.

יצירת ספק חדש

1. 1לחצו על „ספק חדש”.
2. 2הזינו שם ספק — זהו השדה המרכזי בכרטיס.
3. 3השלימו ח.פ / עוסק מורשה / ת.ז, איש קשר, טלפון ודוא״ל.
4. 4הוסיפו כתובת וסטטוס.
5. 5אם נדרש לתשלומים, השלימו גם פרטי בנק.
6. 6לחצו על „שמירת ספק”.

פרטי בנק

• שם בנק.
• סניף.
• מספר חשבון.
• שם בעל החשבון.
• IBAN, כאשר רלוונטי.

מצב כספי ותפעולי של ספק

ברשימת הספקים המערכת יכולה להציג יתרה פתוחה, יתרה באיחור, חשבוניות ממתינות, הזמנות פתוחות וסימון של פריטים הדורשים טיפול.

עבודה עם הזמנות עבודה

הזמנת עבודה מקשרת בין החברה, הספק או קבלן המשנה והפרויקט. מומלץ להשתמש בכרטיס ספק קיים כדי שכל ההזמנות והמסמכים יישארו תחת אותו ספק.

חשבוניות ספק ותשלומים

חשבוניות ספק מייצגות התחייבות או עלות מול הספק. תשלום יוצא מייצג כסף ששולם בפועל. שני הדברים אינם זהים ולכן חשוב לתעד כל אחד במסך המתאים.

כרטסת ספקים

הכרטסת מרכזת את התנועות הקשורות לספק ומסייעת להבין את הקשר בין חיובים, תשלומים ויתרות לאורך זמן.

שגרת עבודה מומלצת

1. 1פתחו כרטיס ספק לפני הזמנת העבודה הראשונה.
2. 2בדקו פרטי קשר ופרטי בנק לפני תשלום.
3. 3קשרו הזמנות עבודה לפרויקט ולספק.
4. 4הזינו חשבוניות ספק לפי המסמכים שהתקבלו.
5. 5רשמו את התשלום רק לאחר ביצועו בפועל.
6. 6בדקו באופן שוטף יתרות באיחור ופריטים הדורשים טיפול.