ניהול פיננסי

מרכז הניהול הפיננסי

הניהול הפיננסי מחבר בין המסמכים המסחריים לבין הכסף שנכנס ויוצא בפועל. המטרה היא ליצור שרשרת ברורה מהחיוב ועד התשלום והדיווח.

מסמכים פיננסיים

• חשבוניות ומסמכי חיוב.
• קבלות.
• תשלומים נכנסים ויוצאים.
• בקשות תשלום.
• חשבוניות ספק.
• כרטסות לקוחות וספקים.

חשבוניות

חשבונית מתעדת חיוב. בעת יצירת מסמך יש לבחור לקוח ופרויקט לפי הצורך, להזין סעיפים וסכומים ולבדוק את אופן חישוב המע״מ בהתאם להגדרות הפיננסיות.

קבלות

קבלה מתעדת כסף שהתקבל בפועל. כאשר מקבלים תשלום מלקוח יש לוודא שהקבלה משקפת את הסכום, התאריך ואמצעי התשלום הנכונים.

תשלומים

מסך התשלומים משמש לתיעוד תנועות תשלום בהתאם לסוג הפעולה. חשוב לקשר תשלום ללקוח, ספק, מסמך או פרויקט כאשר המידע זמין, כדי שהכרטסות והדוחות יהיו מדויקים יותר.

בקשות תשלום

בקשת תשלום יכולה לשמש שלב לפני חשבונית או כחלק מתהליך גבייה וניהול פרויקט. יש לעדכן את הסטטוס ולהמשיך למסמך הבא כאשר התהליך מתקדם.

כרטסת לקוח וכרטסת ספק

הכרטסת מרכזת תנועות לאורך זמן ומאפשרת לראות חיובים, זיכויים, תשלומים ויתרות בהקשר של אותו גורם.

רווח והפסד לפרויקט

הדוח מרכז הכנסות ועלויות ברמת פרויקט ומסייע להבין רווחיות. התוצאה תלויה בכך שהמסמכים, התשלומים, עלויות הספקים והעבודה משויכים לפרויקט הנכון.

סגירת חודש וייצוא לרואה חשבון

בסוף חודש ניתן להשתמש בייצוא החודשי כדי לרכז את המסמכים והנתונים הדרושים לבקרה או להעברה לרואה חשבון בהתאם לתהליך החברה.

שגרת עבודה פיננסית מומלצת

1. 1הגדירו מספור, מע״מ והגדרות פיננסיות לפני המסמך הראשון.
2. 2הפיקו חיובים מתוך לקוח ופרויקט נכונים.
3. 3תעדו קבלה רק לאחר קבלת כסף בפועל.
4. 4תעדו תשלום לספק רק לאחר ביצוע ההעברה.
5. 5בדקו יתרות וכרטסות במהלך החודש.
6. 6בסוף החודש בדקו שאין מסמכים פתוחים או חסרים לפני הייצוא.